Annexe RGPD : accord de sous-traitance de données

Annexe aux Conditions Générales de Vente et d'Utilisation · Version 1.3 du 3 novembre 2026

Cette annexe fait partie intégrante des CGV (article 8) et est acceptée par le Client en même temps qu'elles, au moment de la commande. Elle s'applique aux Services dans lesquels Le Binôme Numérique traite, pour le compte du Client, des données concernant les propres clients, prospects, correspondants ou visiteurs du Client : Gestion Email, Gestion Appels, Pack Complet, Chatbot (marque blanche), Configurateur de devis (marque blanche), Réseaux sociaux et le formulaire de contact des sites créés ou repris par la Société.

Elle ne concerne pas les données du Client lui-même (compte, facturation, support) : pour celles-ci, Le Binôme Numérique est responsable de traitement, dans les conditions décrites aux mentions légales.

Article 1 : Objet et rôles

La présente annexe précise les obligations des parties en matière de protection des données personnelles, conformément à l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »). Le Client est responsable de traitement des données de ses propres clients, prospects, correspondants, visiteurs ou appelants. Le Binôme Numérique est sous-traitant : il traite ces données pour le compte du Client et sur ses instructions.

Article 2 : Durée

La présente annexe s'applique pendant toute la durée du ou des abonnements concernés, puis jusqu'à l'exécution complète des obligations de fin de contrat de l'article 10.

Article 3 : Traitements, données et personnes concernées

• Gestion Email. Tri, classement et préparation de réponses, assistés par intelligence artificielle, pour les emails que le Client redirige vers son adresse de réception. Données : objet et texte des emails, nom et coordonnées de l'expéditeur, ainsi que le nom, le type et la taille des pièces jointes. Les pièces jointes ne sont jamais ouvertes par le service : leur nom, leur type et leur taille sont effacés avec le texte de l'email, 90 jours après sa réception. Le contenu d'une pièce jointe, transmis avec l'email, n'est pas enregistré avec vos demandes ; il transite par notre outil d'automatisation, dont l'historique technique est effacé au bout de 30 jours. Personnes : clients, prospects et correspondants du Client.
• Gestion Appels. Réponse aux appels entrants par un assistant vocal, transcription, qualification, prise de message ou de rendez-vous. Données : voix, transcription de l'appel, coordonnées données oralement. Personnes : appelants du Client.
• Pack Complet. Les deux traitements ci-dessus.
• Chatbot (marque blanche). Réponse automatisée aux questions des visiteurs du site du Client. Données : messages échangés, coordonnées laissées par le visiteur. Personnes : visiteurs du site du Client.
• Configurateur de devis (marque blanche). Préparation d'un devis à partir des réponses d'un prospect. Données : réponses au configurateur, nom, email et téléphone du prospect. Personnes : prospects du Client.
• Réseaux sociaux. Préparation de visuels et de textes de publication à partir des photos fournies par le Client. Données : photos pouvant montrer des personnes reconnaissables. Personnes : personnes visibles sur ces photos.
• Formulaire de contact d'un site créé ou repris par la Société. Transmission par email au Client des messages et des demandes de rendez-vous laissés par les visiteurs du site, et copie de sécurité de ces messages. Données : nom, adresse email, téléphone et créneau souhaité lorsqu'ils sont saisis, message, et adresse IP du visiteur, retenue avec un compteur quotidien pour limiter les envois abusifs, et effacée au plus tard 8 jours après. Le nom, l'adresse email, le téléphone, le créneau souhaité et le texte du message sont effacés 90 jours après leur réception ; seuls restent, pour le suivi, le type de message, les dates et l'état d'envoi. Personnes : visiteurs du site du Client.
• Automatisation sur mesure. Exécution, pour le compte du Client, d'une tâche répétitive décrite dans le devis (par exemple une relance, le rangement de documents ou la recopie de données d'un outil à un autre). Données : celles que le devis désigne, au cas par cas. Le Client s'engage à n'y faire passer aucune donnée de santé ; la Société refuse tout projet qui en ferait passer. Les pièces jointes d'un email ne sont lues que si le devis le prévoit pour les emails que le Client désigne. Personnes : clients, prospects et fournisseurs du Client.

Article 4 : Instructions du Client

Le Binôme Numérique ne traite les données que sur instruction documentée du Client : la configuration du Service dans son espace client (options, réglages, contenus fournis), les CGV et la présente annexe, et toute instruction écrite complémentaire adressée à [email protected], dans la limite de ce que le Service permet techniquement. Si une instruction lui paraît contraire au RGPD ou à une autre règle de protection des données, Le Binôme Numérique en informe le Client sans délai.

Article 5 : Confidentialité

Les personnes autorisées à traiter les données (le fondateur, et tout collaborateur ou sous-traitant ultérieur habilité) sont tenues à la confidentialité, par contrat ou par la loi. Le fondateur ne consulte le contenu des messages que pour une vérification demandée par le Client ou en cas d'incident.

Article 6 : Sécurité

• Accès aux données limité compte par compte dans la base de données (règles d'accès par ligne) ; un client ne peut lire que ses propres données.
• Connexion à l'espace client par mot de passe, enregistré sous une forme non réversible (hachage) par le prestataire d'authentification.
• Clé d'accès complète à la base utilisée uniquement côté serveur, jamais dans le navigateur.
• Communications chiffrées (HTTPS/TLS).
• Base de données et automatisations hébergées dans l'Union européenne ; certains sous-traitants ultérieurs de l'article 7 traitent des données hors de l'Union, comme indiqué pour chacun.
• Espace d'administration interne protégé par une authentification dédiée.

Article 7 : Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs suivants, chacun seulement pour les Services indiqués :

• Supabase (tous les Services) : hébergement de la base de données. Union européenne.
• n8n (tous les Services) : exécution des traitements automatisés. Union européenne.
• Cloudflare, Inc. (tous les Services) : relais des échanges entre les prestataires et les automatisations, hébergement du site et des pages fixes des sites repris, relais du formulaire de contact. États-Unis, réseau mondial ; transferts encadrés par des clauses contractuelles types et le cadre UE-États-Unis (Data Privacy Framework).
• Anthropic (Gestion Email, Gestion Appels, Chatbot, Configurateur de devis, Réseaux sociaux, et Automatisation sur mesure lorsque le devis prévoit la lecture de documents ou la rédaction de textes) : analyse et rédaction assistées par intelligence artificielle. États-Unis ; transferts encadrés par l'accord de traitement de données d'Anthropic et les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
• CloudMailin (Gestion Email) : réception des emails redirigés par le Client et transmission au traitement. Société britannique, serveurs situés au Royaume-Uni, dans l'Union européenne, aux États-Unis et en Asie-Pacifique.
• Mailjet, groupe Sinch (Gestion Email, Gestion Appels, Chatbot, Configurateur de devis, Réseaux sociaux, formulaire de contact des sites, et Automatisation sur mesure lorsque le devis prévoit des emails) : envoi des emails sortants (accusés, réponses, devis, notifications, relances). France et Suède.
• Brevo (Gestion Email, Gestion Appels, Chatbot, et Automatisation sur mesure lorsque le devis prévoit des SMS) : envoi des SMS d'alerte au Client, qui contiennent le nom et l'adresse email de l'auteur d'un message urgent, et, pour l'Automatisation sur mesure, des SMS de relance ou de rappel adressés aux correspondants du Client, dont le contenu est fixé au devis. France.
• PDFShift (Configurateur de devis) : production des devis au format PDF. France.
• Vapi (Gestion Appels) : assistant vocal. États-Unis.
• Twilio (Gestion Appels) : numéro de téléphone et acheminement des appels, quand le numéro est fourni par ce prestataire. États-Unis.

L'outil de prise de rendez-vous que le Client relie à Gestion Email (option « Gestion des rendez-vous ») est choisi et paramétré par le Client lui-même : Le Binôme Numérique se contente d'indiquer son lien dans les réponses, il n'en est pas le sous-traitant.

De même, les outils du Client que relie une automatisation (tableur, agenda, logiciel de suivi, boîte email) sont choisis et paramétrés par le Client et ne sont pas des sous-traitants du Binôme Numérique. Le devis de chaque Automatisation sur mesure indique, parmi les sous-traitants ci-dessus, ceux que cette automatisation utilise.

Le Binôme Numérique informe le Client de tout ajout ou remplacement de sous-traitant ultérieur avec un préavis raisonnable, qui lui permet de s'y opposer pour un motif légitime lié à la protection des données.

Article 8 : Assistance au Client

Le Binôme Numérique aide le Client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité), à réaliser une analyse d'impact si le Client en a besoin, et à gérer une violation de données. Toute demande reçue directement par Le Binôme Numérique et concernant un correspondant du Client est transmise au Client sous 5 jours ouvrés ; le Client reste seul responsable d'y répondre.

Article 9 : Violation de données

En cas de violation de données personnelles traitées pour le compte du Client, Le Binôme Numérique en informe le Client dans les 48 heures après en avoir eu connaissance, avec les informations disponibles à ce stade (nature de la violation, catégories et volume approximatif des données, mesures prises ou envisagées). Le Client, responsable de traitement, décide de la notification à la CNIL, à faire dans les 72 heures si elle est nécessaire.

Article 10 : Fin du contrat

• À la fin du Service, Le Binôme Numérique cesse de traiter les données pour le compte du Client : les emails reçus après la fin de l'abonnement ne sont plus traités, et le Client est invité à retirer la redirection de sa boîte.
• Le texte et l'objet des emails reçus par Gestion Email, ainsi que le nom, le type et la taille de leurs pièces jointes, sont effacés 90 jours après la réception, pendant le contrat comme après.
• Automatisation sur mesure : l'historique technique des exécutions de notre outil d'automatisation, qui peut contenir les données ayant transité, est effacé au bout de 30 jours. Les données que l'automatisation écrit dans les outils du Client y restent, sous la responsabilité du Client. Si le devis prévoit que la Société conserve certaines de ces données, il en indique la durée.
• Les autres données traitées pour le compte du Client (fiches des demandes, réponses préparées, coordonnées des correspondants) sont supprimées dans les 30 jours qui suivent sa demande écrite à [email protected], sauf obligation légale de conservation.
• Sur demande formulée avant la fin du contrat, le Client reçoit un export des données utiles qu'il souhaite conserver, dans un format courant (CSV ou JSON), dans la limite de ce que le Service permet techniquement.

Article 11 : Audit

Le Client peut demander, avec un préavis raisonnable et à une fréquence proportionnée, les informations nécessaires pour vérifier le respect de la présente annexe (documentation, réponses écrites). Compte tenu de la taille de la structure, un audit sur site n'est pas proposé à ce jour ; cette clause sera réexaminée si le nombre de clients ou la sensibilité des données le justifie.

Article 12 : Identité des parties

Sous-traitant : Le Binôme Numérique, SASU au capital de 100 €, RCS Paris 130 286 610, 10 rue de Penthièvre, 75008 Paris. Contact pour la protection des données : [email protected].
Responsable de traitement : le Client, tel qu'identifié lors de la création de son compte (raison sociale, SIRET, adresse).

En cas de divergence entre les CGV et la présente annexe sur une question de protection des données, la présente annexe prévaut.